להפוך את החשוב והלא דחוף להרגל

מכירים את זה שאתם אומרים לעצמכם חייבים לסדר את המחסן! אי אפשר למצוא שם כלום! ואז עוברת לה חצי שנה ואם סידרתם את המחסן אז כל הכבוד לכם! אפילו שחלפה לה חצי שנה. זה לא היה דחוף מספיק ואם זה לא דחוף אפשר לדחות.

במסעדה עובדת, חסרים עובדים (באופן די קבוע), למי יש זמן עכשיו לספירות מלאי? נכנסה מנה חדשה והספק לא סגור על מחיר חומרי הגלם אז כבר זרמתם עם המנה ואין לה עץ מוצר, המקרר עמוס בסחורה וכל עוד אתם לא רואים איזה משהו שמצמיח עוד משהו אז זה לא באמת דחוף.

העצה הכי טובה שאני יכולה לתת לכם, היא למצוא זמן לדברים החשובים אבל הלא דחופים. רוב העסקים שאני מלווה, קוראים לי כי אין להם זמן לדברים החשובים והלא דחופים.

מה קורה כשאתם לא לגמרי על זה? בדר"כ, אתם עובדים קשה לחינם. זכרו- ברמת הדיוק שלכם, שם בדיוק, נמצא הכסף. צמצום מלאים במידת הצורך, עדכון המנות כי הן אולי נמכרות טוב אך אינן רווחיות, מניעת טעויות מקבלת סחורה של ספקים והרשימה עוד ארוכה.

אז איך הופכים את החשוב והלא דחוף לדחוף?

1. קבעו תאריך ביומן לישיבה חודשית, ממש כמו אחרי טיפול שיננית, קובעים כבר את התאריך לטיפול הבא.

2. בחרו מישהו שיהיה אחראי לניהול הפגישות (מישהו שיתעקש שהן יקרו), צרו טבלה שעוסקת בנושאי שיפור ופיתוח. קדימה כתבו: עמודה של נושאים לטיפול, אחראי על המשימה, תאריך אחרון לביצוע, מעקב לפעם הבאה.

3. אם אתם תתייחסו ברצינות לפגישות האלה ותתעדפו אותן לפני דברים דחופים אחרים כך גם הצוות ייקח אותן ברצינות ודברים יתחילו לזוז.

4. הטמעת התהליכים צריכה להיות מבוקרת והדרגתית בכדי לא "לטלטל את המערכת" . לדוגמא: אם שיניתם נוהל במטבח (למשל שמעכשיו יש עובד שאחראי על ספירת מלאי אחת לחודש), כתבו זאת בספר הנהלים והקפידו לראות שהשינוי מתקיים. (העבירו את המשימה בטבלה בסעיף 2 מקטגורית שיפור לקטגוריית מעקב).

בדיוק כמו בחיים שלנו, בין אם אנחנו רוצים להתחיל לעשות ספורט, לבלות יותר עם הילדים או לשבת על שפת הים, אנחנו צריכים לדעת שזה מספיק חשוב, להגדיר את זה כדחוף ולהפוך את זה להרגל, כאילו תמיד היה שם.